Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thế nào?

Công nghệ ngày càng được ứng dụng trong nhiều hoạt động kinh doanh và quản lý. Như hóa đơn điện tử chẳng hạn. Bạn đã biết hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện được công nhận hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử thế nào? Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử ra sao?... Tất cả sẽ được … giải đáp trong bài viết sau đây.

Từ tháng 7/2022, luật quy định mọi tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán hàng hóa hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ phải thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Cách chuyển đổi ra sao?

Hóa đơn là gì? Hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi tìm hiểu “Hóa đơn điện tử là gì?” hãy hiểu đúng “hóa đơn là gì?” đã nhé!

Hóa đơn là một chứng từ tài chính mà tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ lập - ghi nhận thông tin bán hàng hóa hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ đó cho đối tác, khách hàng. Hóa đơn thường chứa đựng thông tin về giao dịch, bao gồm: ngày tháng năm, mô tả mặt hàng, giá cả và tổng tiền phải trả - được thể hiện theo hình thức in giấy hoặc điện tử.

Vậy hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử, còn được gọi là e-Invoice, e-bill/ electronic bill, là một phiên bản kỹ thuật số của hóa đơn tài chính truyền thống mà tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ lập (bằng phương tiện điện tử) để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đối tác, khách hàng. Quá trình xuất - gửi - nhận - lưu trữ cũng được thực hiện trên các phương tiện điện tử. 

Thay vì cung cấp dưới dạng giấy tờ vật lý (hóa đơn giấy) như trước đây, hóa đơn điện tử được tạo ra, gửi đi và lưu trữ trong định dạng kỹ thuật số để doanh nghiệp lưu hành và sử dụng. Những hóa đơn dạng điện tử thường bao gồm các thông tin về giao dịch, tên công ty phát hành và mã số thuế. 

Một số dạng hóa đơn điện tử thông dụng, như: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay?

Hóa đơn điện tử có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ xuất - gửi cho khách hàng, người mua. Mã của cơ quan thuế hiển thị trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm số giao dịch là 1 dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, cùng 1 chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên những thông tin mà người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ xuất - gửi cho khách hàng, người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Dù sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức nào thì cũng cần đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liên tục và tăng dần theo trình tự thời gian; mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất, cho 1 giao dịch duy nhất.

Hóa đơn điện tử mang lại ích lợi gì?

Hóa đơn nói chung, hóa đơn điện tử nói riêng là rất cần thiết trong việc duy trì hồ sơ kế toán chính xác và đảm bảo rằng doanh nghiệp được bồi hoàn đầy đủ cho bất kỳ sản phẩm nào do họ bán ra. Tùy vào phương pháp lưu trữ của mỗi doanh nghiệp mà hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.

Riêng hóa đơn điện tử, chúng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như: giảm chi phí in ấn, tăng cường bảo mật dữ liệu, đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh giữa các bên liên quan đến nhau, đẩy nhanh quá trình thanh toán, đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi sang thương mại điện tử một cách toàn diện hơn nữa.

Điều kiện công nhận hóa đơn điện tử là gì?

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý là: hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy in, dù được xử lý, truyền tải thông tin hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử nhưng không được công nhận là hóa đơn điện tử.

Một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi và chỉ khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau đây:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của mọi thông tin hiển thị trong hóa đơn điện tử, từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

- Đánh giá tính toàn vẹn của thông tin là khi thông tin đó còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh xảy ra trong quá trình trao đổi, lưu trữ hay hiển thị hóa đơn điện tử.

- Thông tin hiển thị trong hóa đơn điện tử có thể dễ dàng truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có nội dung gì?

Bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự của hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán 

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua

- Tên hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng bán; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với dạng hóa đơn GTGT thì ngoài dòng đơn giá hiển thị giá chưa có thuế GTGT còn phải có dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán, đã bao gồm thuế ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký số điện tử hợp lệ của người bán; ngày tháng năm lập và xuất - gửi hóa đơn.

- Hóa đơn được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm ngoại ngữ khác thì chữ thuộc ngôn ngữ đó sẽ được đặt bên phải chữ tiếng Việt và trong ngoặc đơn ( ), hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Chữ số được ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.) để ngăn cách; nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phải (,) sau chữ số hàng đơn vị đó để ngăn cách.

Quy trình, thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thế nào?

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh muốn phát hành hóa đơn điện tử cần thực hiện các công việc sau đây:

- Đăng ký và có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế (soạn thảo theo mẫu số 01, được ban hành kèm theo Thông tư 32)

- Ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi đến cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (soạn thảo theo mẫu số 02, được ban hành kèm theo Thông tư 32)

- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cơ quan quản lý thuế.

Hướng dẫn khởi tạo - sử dụng hóa đơn điện tử

- Khởi tạo - lập hóa đơn điện tử

Bên bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thực hiện bước lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của mình; hoặc truy cập vào đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để khởi tạo - lập hóa đơn điện tử.

- Gửi hóa đơn điện tử đến bên mua, bằng cách gửi trực tiếp thông qua phần mềm hoặc đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.

- Xử lý hóa đơn điện tử sai sót (nếu có)

+ Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót đã được gửi cho bên mua nhưng chưa cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì: được phép hủy hóa đơn nếu có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua; hóa đơn điện tử đã bị hủy vẫn phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho mục đích tra cứu khi cần về sau.

+ Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi hóa đơn đi, đồng thời đã cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho bên mua. Nghĩa là, cả 2 bên đã thực hiện kê khai thuế rồi sau đó mới phát hiện sai sót thì: cả 2 bên phải tiến hành lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử ghi rõ thông tin bị sai sót; bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót trong đó ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán đúng, thuế suất thuế GTGT đúng…; bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào?

- Hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử phải được bảo quản và lưu trữ trên hệ thống, bằng các phương tiện điện tử hữu dụng.

- Tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản - lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động cũng như khả năng ứng dụng công nghệ của mình

- Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được đầy đủ thông tin khi cần.

Việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh là cần thiết, vừa đảm bảo tính thuận tiện, nhanh chóng và chính xác của hóa đơn xuất gửi bên mua, vừa hội nhập xu hướng công nghệ số theo quy định.

Hy vọng những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn.